1.0目的规范现金管理的操作程序,确保现金收、支、存的合理及安全。
2. 0适用范围适用于物业管理公司现金的管理。
3．0职责
3.1 财务部出纳负责现金收取、支付及库存保管。
3.2 财务部会计负责现金的核算工作。
3.3 财务部主管负责现金管理、核算工作的监督。
4. 0程序要点
4.1 现金管理的基本原则。
4.1.1 现金收支与记账的岗位必须分别设置。经管现金收支的人员,不能够登记会计记录;登记会计记录的人员,不能够经管现金。
4.1.2 现金收入业务和现金支出业务必须分开处理。所有收入全部及时入账,支出应当有有效的核准手续。所有收到的现金要求于当日送存银行;所有支出超过银行规定的限额的应当使用支票。
4.1.3 库存现金应与现金日记账余额核对相符,做到日清月结。严禁以"白条"抵库或挪用现金。如发现长短款,财务部主管应及时查明原因,并根据第12号令颁布的《现金管理暂行条例》及中国人民银行制定的《现金管理暂行条例实施细则》进行相应的处理。
4.2 现金收入管理。
4.2.1 现金收入的范围:a)公司向住户收缴的管理服务费用;b)公司为住户代收代缴的水、电、气费;c)公司为住户提供的各项有偿服务费;d)公司按规定向各施工单位、经营单位及个人收取的各项按金;e)公司按规定向各施工单位、经营单位及个人收取的各项违约金;f)公司内所有废品及其他杂物、用品出售、出租所得的现金收入;g)其他经营收入。
4.2.2 收费员在收取现金时应详细、如实的填制收款凭据,并且在凭据上加盖"收款专用章"。收费员在将款项交与出纳时应填写《交款汇总表》,并附《收款明细》或收款凭据存根联。
4.2.3 出纳收取款项点清后填制《收款清单》,清单内容包括:收款日期、款项来源、金额、签收人等。
4.2.4 出纳应在每日将当日所收现金填制《现金缴款单》并送存开户银行。如特殊原因不能当日送存的,必须报财务部主管批准后于次日上午送存开户银行。
4.2.5 会计根据《收款明细》或收款凭据存根联和《现金缴款单》回单,经核对无误后,编制凭证,登记有关账簿;如经核对存有疑问,应会同出纳及时核查并将核查结果上报财务部主管。
4.3 现金支付管理。
4.3.1 现金支付的范围:a)向职工支付工资、奖金、津贴和福利补助金等;b)报销费用等。c)中国人民银行规定的其他支出。
4.3.2 现金支付的程序:a)财务部主管在付款前必须审核有关原始凭单,符合手续(详见《费用报销审核标准作业规程》)的由出纳员支付现金,如不符合手续,出纳员应拒绝支付现金;b)公司原则上不办理员工私人借款,如因特殊原因必须借款时应填写《借款单》,报公司总经理批准,财务部主管审核签署意见后,到出纳处领取现金;因私借款原则上一个月内归还,特殊情况需报总经理批准后另行处理;如逾期不还,将在其当月工资中扣除,严重的还将收取滞纳金;c)员工因公借款应填写《借款单》。《借款单》中列明借款用途、金额、方式,报部门主管、公司总经理批准,财务部主管审核签署意见后,到出纳处领取现金;借款原则应在费用发生后的5日内按照《费用报销审核标准作业规程》到财务部办理费用报销手续。特殊情况需报总经理批准后另行处理。d)出纳在款项付讫后,应在付款凭单及所附原始凭证上加盖"付讫"戳记,并及时送会计进行查验、登账;e)出纳支付现金,可以从本单位的库存现金中支付,也可以向开户银行提取,但不得从本单位的现金收入中直接支付;f)如特殊原因必须从收入中直接支付现金的,应经财务部主管同意。
4.4 库存现金的保留。
4.4.1 财务部应严格执行银行核定的库存现金限额(5000元),不得超限额保留库存现金。
4.4.2 库存现金超过限额时应及时解送银行;库存现金不足时,应及时向银行提取。
4.4.3 从开户银行提取现金,应列明用途,经财务部主管加盖印鉴章后到银行办理现金提取手续。
4.4 .4因经营状况变化,需增加或减少库存现金限额时,财务部应向开户银行提出申请,经银行审查同意后,调整库存现金限额。
4.4 .5出纳应根据当天的收支凭据逐笔登记《现金日记账》。
4.4 .6每日下班前出纳应检查现金实际库存与现金日记账的余额是否相符,如经检查无误,将库存现金安全的存放在保险箱内;如发现长短款,应及时查明原因,并报财务部主管进行相关的处理。
4.4 .7出纳在每次离岗前必须仔细检查保险箱密码、门锁的关闭情况,并将保险箱钥匙随身携带、妥善保管。
4.5 现金资料的保管。所有现金收取、支付、存放的相关资料,由会计进行相关账务处理后,加密在财务部作长期保存。
4.6 现金管理标准作业规程的执行情况,作为财务部相关人员的绩效考评依据之一。
5. 0记录
5.1 《交款汇总表》。
5.2 《收款明细》。
5.3 《收款清单》。
5.4 《借款单》。
6. 0相关支持性文件
6.1 《银行存款管理标准作业规程》。
6.2 《费用报销审核标准作业规程》。
7. 0附录
7.1 《现金管理暂行条例》(略)
